Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Wij zijn Academica. Een financiële dienstverlener die adviseert en bemiddelt op het gebied van verzekeringen, hypotheken en overige financieringen. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Veiligheid staat hierbij voorop. Dat is belangrijk. Zowel voor jou als voor ons. Wij behandelen en verwerken jouw gegevens dan ook uiterst zorgvuldig. Deze privacyverklaring is voor iedereen van wie wij persoonsgegevens opvragen, bewaren en verstrekken.

Veiligheid van jouw gegevens

Wij vinden het belangrijk dat jouw persoonsgegevens goed zijn beschermd. Je gegevens worden dan ook uiterst zorgvuldig behandeld en alleen verwerkt in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarnaast beveiligen we onze gebouwen, systemen, netwerken en servers en hebben al onze medewerkers geheimhoudingsplicht. Jouw gegevens worden alleen gebruikt door medewerkers die deze nodig hebben om jouw overeenkomst met ons uit te voeren. 

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens:

• Die iets vertellen over jou.
• Die herleidbaar zijn naar jou.

Voorbeelden van persoonsgegevens zijn je naam, adres of woonplaats.

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, die extra beschermd worden. Bijvoorbeeld strafrechtelijke gegevens.

Strafrechtelijke gegevens

Als je een verzekering bij ons aanvraagt, beoordelen wij het door ons te verzekeren risico. Daarom vragen wij tijdens de aanvraag of je een strafrechtelijk verleden hebt.

Waarvoor verzamelen wij persoonsgegevens?

Overeenkomst afsluiten en beheren

Als jij een product of dienst bij ons aanvraagt, gaan wij met elkaar een overeenkomst aan. Wij gebruiken jouw gegevens voor het afsluiten, administreren en uitvoeren van deze overeenkomst. Denk bijvoorbeeld aan het beoordelen van jouw hypotheekaanvraag, het opzeggen van een oude verzekering of het verwerken van een adreswijziging. Wij verzamelen hiervoor alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Afhankelijk van het soort verzekering kunnen dit ook persoonsgegevens van een eventuele partner en/of kinderen zijn.

Contact over jouw dienst of product

Wij hebben contact met je over jouw dienst of product. Bijvoorbeeld als jouw polis of hypotheek wijzigt of wanneer je een wijziging doorgeeft. Je kunt op verschillende manieren contact met ons hebben, bijvoorbeeld via e-mail, brief, telefoon of social media. De contactmomenten worden vastgelegd. Deze informatie gebruiken wij om onze dienstverlening en producten te verbeteren en om jouw vragen te beantwoorden.

Als je telefonisch contact met ons hebt, kan het telefoongesprek worden opgenomen. Dit doen wij:

• voor trainings- en coachingsdoeleinden van onze adviseurs;
• ter verbetering van onze dienstverlening;
• als bewijs voor het aangaan van een overeenkomst;
• als vastlegging van het verdere verloop van het gesprek.

Betrokkenheid bij een schade

Wij kunnen je persoonsgegevens verzamelen, als je betrokken bent bij een schademelding van een van onze klanten. Ook als je zelf geen klant bij ons bent. Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de schade af te handelen.

Website, nieuwsbrief, aanbiedingen en klantonderzoeken

• We houden onze klanten (en voormalig klanten gedurende 2 jaar) graag op de hoogte. Bijvoorbeeld met nieuwsbrieven en aanbiedingen waarvan wij denken dat ze interessant voor jou zijn. Bij iedere nieuwsbrief of aanbieding ontvang je informatie over de manier waarop je jezelf hiervoor kunt afmelden. 
• Wij vinden het belangrijk dat onze klanten tevreden zijn. We nodigen daarom regelmatig klanten uit voor klanttevredenheidsonderzoeken. Bij iedere uitnodiging voor deelname hieraan ontvang je informatie over de manier waarop je jezelf hiervoor kunt afmelden. .
• Ook potentiële klanten informeren wij graag met aanbiedingen die mogelijk interessant voor ze zijn. Aanbiedingen per e-mail versturen wij alleen aan potentiële klanten die daar toestemming voor hebben gegeven. Bij iedere aanbieding ontvang je informatie over de manier waarop je jezelf hiervoor kunt afmelden.  
• Als je onze website bezoekt of ons op social media volgt, onthouden we jouw interesses en voorkeuren. Wij kunnen daarvoor informatie opslaan op jouw computer in de vorm van een cookie. Informatie over cookies kan je lezen in de Cookieverklaring. Zo kunnen wij je gepersonaliseerde content of aanbiedingen tonen die voor jou interessant zijn. Op deze manier voorkomen we dat je informatie te zien krijgt die minder relevant is voor je. We gebruiken hiervoor nooit bijzondere persoonsgegevens. 
• Daarnaast verwerken wij een aantal gegevens van je om de functionaliteit van onze website en e-mailings te kunnen bieden en technisch te beheren. Voor dit doel verwerken wij technische gegevens. Voorbeelden hiervan zijn het IP-adres van het apparaat waarmee je onze website bezoekt, de bezochte webpagina’s, klik- en surfgedrag, de gebruikte internetbrowser en de duur van jouw bezoek en sessie. Tevens worden de invulvelden van de formulieren op onze website gelogd.

Voorkomen van fraude 

We gebruiken persoonsgegevens om fraude te voorkomen en te bestrijden. Hiervoor kunnen we informatie opvragen of laten opnemen in de databank van Stichting Centraal Informatie Systeem (CIS). Meer informatie over stichting CIS vind je op www.stichtingcis.nl. We registreren de gegevens ook in een intern incidenten register.

Voldoen aan de wet

Wij gebruiken persoonsgegevens om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Geautomatiseerde besluitvorming

Voor een aantal producten beoordelen we de aanvraag via een geautomatiseerd proces. In dit proces toetsen we of je voldoet aan onze acceptatiecriteria. We bekijken onder andere of de gegevens die je bij de aanvraag over jezelf of over het object dat je wilt verzekeren hebt opgegeven, juist zijn. Ook toetsen we een aantal fraude indicatoren en maken we op basis van jouw gegevens en gegevens uit andere (openbare) bronnen een risico inschatting. Deze toetsing kan tot een afwijzing van de aanvraag leiden of kan gevolgen hebben voor de hoogte van jouw premie. 

Je hebt altijd het recht om een verzoek in te dienen voor een menselijke herbeoordeling van de geautomatiseerde afhandeling van jouw aanvraag. In het geval van een frauderegistratie beoordeelt één van onze medewerkers altijd jouw aanvraag.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen als dit nodig is om de gevraagde dienst of actie te kunnen verzorgen. Bijvoorbeeld met geldverstrekkers, taxateurs en notarissen. Wij maken met de partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, afspraken over het gebruik en de beveiliging van die gegevens. 

• Wij zijn wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens door te geven. Bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, onze accountant, UWV, Politie, Justitie of toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank, de Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Ook schakelen wij andere bedrijven in om diensten voor ons uit te voeren die te maken hebben met de verwerking van overeenkomsten. 

•    Wij kunnen ook werkzaamheden uitbesteden aan zogenaamde verwerkers. Dit kunnen zowel groepsmaatschappijen als externe partijen zijn. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van externe dienstverleners en voor ons emailverkeer of telefonische bereikbaarheid.

Als jouw gegevens worden doorgegeven aan partijen in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dan zullen wij ervoor zorgen dat de gegevens adequaat beschermd zijn. Zo nodig zullen wij daarvoor afspraken maken met deze partijen.

Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig. In sommige gevallen bepaalt de wet hoelang wij gegevens mogen of moeten bewaren. In andere gevallen hebben wij zelf bepaald hoelang wij jouw gegevens nodig hebben. Wij hebben hiervoor een uitgebreid bewaartermijnenbeleid opgesteld.

Dit betekent dat de meeste gegevens worden bewaard zolang je klant bij ons bent en daarna nog 7 jaar. Na afloop van de bewaartermijn kunnen wij jouw gegevens nog bewaren nadat we deze anoniem gemaakt hebben. De gegevens kunnen dan niet meer aan jou gekoppeld worden. De anonieme gegevens helpen ons een beter beeld te krijgen van onze risico’s, producten en diensten.

Mocht je hier specifieke vragen over hebben, dan kan je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (zie contactgegevens onder de alinea ‘Gebruikmaken van jouw rechten’).

Wat zijn jouw rechten?

Je hebt een aantal wettelijke rechten met betrekking tot het verwerken van jouw persoonsgegevens. Hieronder lichten wij elk recht kort toe. Het uitoefenen van deze rechten is soms aan voorwaarden gebonden. Meer informatie hierover vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Recht op inzage

Als je wilt weten welke persoonsgegevens over jou worden verwerkt of met welke categorieën van partijen wij persoonsgegevens delen, kan je gebruikmaken van jouw recht op inzage. Je kan daarvoor een verzoek indienen. Vermeld in jouw verzoek welke gegevens je wilt inzien. Indien je hierbij om kopieën van reeds aan jou verstrekte gegevens vraagt, dan kunnen wij hiervoor een redelijke vergoeding vragen.

Recht op rectificatie

Gegevens die onjuist zijn, kunnen wij voor je aanpassen. Je kan hiervoor een verzoek tot rectificatie indienen. 

Recht op vergetelheid

Wil je dat wij alle persoonsgegevens die wij van je vastgelegd hebben verwijderen? Dan onderzoeken wij of dit mogelijk is. Wij kunnen niet in alle gevallen je gegevens verwijderen. Bijvoorbeeld als dit in strijd is met de wet. Dit komt voor als wij een wettelijke bewaarplicht hebben of als gegevens betrekking hebben op een lopende overeenkomst of procedure. 

Recht op bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen gegevensverwerking door ons. Er wordt dan een afweging gemaakt tussen jouw en onze belangen bij de verwerking. Weegt jouw privacybelang zwaarder dan ons belang? Dan zetten wij de verwerking stop. Maak je bezwaar tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing? Dan zullen wij die verwerking direct stoppen.

Recht op beperking van de verwerking

In sommige situaties heb je de mogelijkheid om de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons tijdelijk ‘stil te laten zetten’ totdat een probleem of bezwaar is opgelost. Wij mogen de persoonsgegevens dan alleen nog onder bepaalde voorwaarden verwerken.

Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (dataportabiliteit)

Je hebt het recht om een ‘machine leesbare’ kopie te krijgen van de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt.

Gebruikmaken van jouw rechten

Wil je gebruikmaken van een van bovenstaande rechten? Dan kun je een verzoek indienen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming. Dit kan via onderstaande contactgegevens. Vermeld in je bericht duidelijk van welk recht je gebruik wil maken. Het kan zijn dat wij je vragen om je nader te identificeren. Dit doen wij om er zeker van te zijn dat wij de gegevens aan de juiste persoon sturen. We kunnen ook contact met je opnemen als jouw verzoek ons niet duidelijk is. Je krijgt binnen 1 maand schriftelijk antwoord op je bericht.

Contactgegevens Functionaris voor Gegevensbescherming

• Stuur een e-mail naar: privacy@academica.nl
• Stuur een brief naar:

Academica

T.a.v. de Functionaris voor Gegevensbescherming

Postbus 670

3300 AR Dordrecht

Vragen

Heb je een vraag, opmerking, suggestie of klacht over het onderwerp privacy? Ook dan kun je contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming. Dit mag via bovenstaande contactgegevens. 

Autoriteit Persoonsgegevens

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Dan kijken we graag met jou of we tot een oplossing kunnen komen. Komen we er samen niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. De meest actuele
privacyverklaring vind je altijd op onze website. Deze versie is het laatst gewijzigd op 14 januari 2021.